# Policy baseline

Compare these sources at the start of every run.
The version numbers are the accepted baseline, not timeless truth.

## Sources

- Instruction page: `540606500`, version `24`, [Lenkung dokumentierter Informationen](https://isp-insoft.atlassian.net/wiki/x/JAA5I)
- Announcement: `1437532339`, version `1`, [ISO Prozesse und ISP Prozesse - Anleitung](https://isp-insoft.atlassian.net/wiki/spaces/isp/blog/2025/10/10/1437532339/ISO+Prozesse+und+ISP+Prozesse+-+Anleitung)
- Worklist report: `899153943`, [IMS Prozessreport (alle Bereiche)](https://isp-insoft.atlassian.net/wiki/x/FwCYNQ)

Baseline captured on 2026-08-20 from the current source versions above.

## Accepted workflow excerpts

The following text is normalized from the sources so policy changes can be compared without Confluence markup noise.

### Announcement

> Über den IMS Prozessreport findet Ihr alle Prozesse, die beim Audit wichtig sind.
> In dieser Ansicht könnt Ihr beim „Document Owner“ oder bei „geprüft von“ über einen Filter Eure Prozesse heraussuchen.

> Kein Prozess darf älter als ein Jahr sein.
> Document Owner sind in der Pflicht, regelmäßig zu überprüfen, welche Prozesse in eine neue Abnahme gehen müssen.

> Ist ein Prozess älter als ein Jahr, sind „Geprüft am“ und „Freigegeben am“ zu entfernen und der Prozess auf Aktualität zu überprüfen.
> Ist er in Ordnung, wird der Status auf „Prüfung“ gesetzt und der Versionskommentar „Prozess geprüft und auf Prüfung gesetzt“ verwendet.

> Bei Änderungen muss der Status „Entwurf“ gesetzt werden, bei Abnahme „Freigabe“.
> Versionskommentare sind immer zu verwenden.

### Instruction page: status flow

> Entwurf: In der Erfassungsphase ist der Status stets auf Entwurf.
> Ist das Dokument vollständig erfasst, wechselt dieser auf den Status Prüfung.

> Prüfung: Das Dokument muss von jemand anderem als dem Dokumentenerfasser gegengelesen werden.
> Ist die Abnahme erfolgreich, wird das Dokument auf Freigabe gesetzt.
> Sind Nacharbeiten erforderlich, wird der Status wieder auf Entwurf gesetzt.

> Freigabe: Das Dokument wird vom Risk Owner gegengelesen.
> Ist die Abnahme erfolgreich, wird das Dokument Freigegeben.
> Sind Nacharbeiten erforderlich, wird der Status wieder auf Entwurf gesetzt.

> Freigegeben: Das Dokument ist die aktuelle Version.
> Spätestens nach einem Jahr muss ein Prozess die gesamten Etappen erneut durchlaufen.

### Instruction page: Entwurf

> Der Document Owner bearbeitet das Dokument im Status „Entwurf“.
> Danach setzt er den Status auf „Prüfung“, verlinkt die prüfende Person in „geprüft von“ und verwendet den Versionskommentar „zur Prüfung freigegeben“.

### Instruction page: Prüfung

> Die im Feld „geprüft von“ verlinkte Person führt die Prüfung durch.

> Ist das Dokument in Ordnung, setzt sie den Status auf „Freigabe“ und verwendet den Versionskommentar „geprüft“.

> Ist der Prozess nicht in Ordnung, setzt sie den Status auf „Entwurf“ und verwendet den Versionskommentar „zurück in Entwurf, da Korrektur notwendig“.
> An den zu ändernden Stellen werden Kommentare hinzugefügt, die der Document Owner übernimmt.
> Der Document Owner gibt den Prozess danach erneut zur Prüfung frei.

> Nur Rechtschreib- oder Grammatikfehler darf die prüfende Person ohne Rücksetzung auf „Entwurf“ korrigieren.
> Dafür ist der Versionskommentar „Rechtschreibkorrektur“ zu verwenden.

### Oliver's binding interpretation

- The reviewer creates inline comments.
- The Document Owner processes and closes them.
- Existing open comments are review context, not a blocking signal.
- Oliver decides whether descriptions match operational reality; no evidence is required.
- External consistency claims are limited to other current IMS documents.